Hướng dẫn sử dụng chữ ký số đối với người mới

1. Cài đặt và sử dụng chữ ký số

Sau khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số với các đơn vị được cấp phép, các cá nhân, tổ chức sẽ được cấp chữ ký số - USB token. Sau đó thực hiện cài đặt chữ ký số trên máy tính và đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, cơ quan Bảo hiểm xã hội hay Cơ quan hải quan.

Người dùng tắt tất cả các chương trình đang chạy trên máy tính, chỉ mở một trình duyệt Chrome. Lưu ý cấu hình máy tính phải tương thích cho việc cài đặt chữ ký số: ví dụ Chrome vẻ 80, máy windows, win xp, máy có quyền truy cập Registry Editor.

Các bước cài đặt USB Token như sau:

• Bước 1: Người dùng cắm USB Token có chứa dữ liệu chữ ký điện tử vào máy tính. Nếu thấy icon của Token xuất hiện thì máy tính đã nhận USB Token. Trường hợp không nhận lưu ý kiểm tra cấu hình máy.
• Bước 2: Truy cập vào USB Token bằng cách nhấn đúp chuột. Khi giao diện của USB Token mở ra người dùng thực hiện cài đặt và đăng ký.
• Bước 3: Để cài đặt phần mềm chữ ký online vào máy người dùng chọn “More info”.
• Bước 4: Chọn tiếp “Runaway” để phần mềm tiến hành cài đặt trên máy của bạn.
• Bước 5: Chọn “Install” để hệ thống tự động cài đặt. Sau khi quá trình kết thúc nhấn chọn “Finish”.
• Bước 6: Cài đặt extension cho phần mềm USB Token bằng cách nhấn vào nút “Thêm vào Chrome”.
• Bước 7: Người dùng chọn “Thêm tiện ích” tiếp tục thực hiện thêm Chrome vào phần mềm Token để dễ dàng quản lý các tiện ích.
• Bước 8: Cài đặt chương trình đọc PDF cho Token. Sau khi cài đặt ấn chọn “Next” => “Change” => “Next” => chọn “Finish” để kết thúc thực việc cài đặt phần mềm PDF cho USB Token. Tùy thuộc cấu hình máy mà bạn hãy download các Java phù hợp.
• Bước 9: Sau khi hoàn thành các thao tác trên. Hãy chọn “Tải lại” cho đến khi hiện ra dòng chữ ký online bạn đã đăng ký. Nhấn chọn “Lưu cấu hình” để hoàn thành việc cài đặt chữ ký USB Token.

Lưu ý:

Đối với các chữ ký số khác nhau chi tiết cài đặt sẽ có sự khác nhau, tuy nhiên đều đảm bảo các bước cơ bản. Người dùng sử dụng chữ ký số ECA sẽ được các chuyên viên hỗ trợ cài đặt trực tiếp hoặc thông qua Ultraviewer hoặc Teamviewer.

2. Cách ký chữ ký số trong giao dịch điện tử

Nhờ có chữ ký số các giao dịch điện tử được đảm bảo an toàn và có giá trị pháp lý. Người dùng có thể thực hiện ký số mọi lúc mọi nơi chỉ với máy tính và thiết bị chữ ký số. Trước khi ký cần đảm bảo những quy định chữ ký số đúng và đang trong thời gian chứng thư số có hiệu lực.

Cách ký chữ ký số trong giao dịch điện tử.

2.1 Cách ký chữ ký số

Cách ký chữ số như sau:

=> Cắm USB Token vào máy tính

=> Chọn chức năng ký số trên ứng dụng

=> Nhập mã PIN để thực hiện ký

=> Các nội dung dùng để ký: Email; văn bản điện tử; hóa đơn điện tử; tờ khai hải quan; tờ khai thuế, ..

=> Xác thực trên cổng dịch vụ công

Hệ thống thông báo ký số thành công khi này người dùng có thể thoát trình làm việc và rút USB Token ra khỏi thiết bị máy tính và cất giữ cẩn thận.

2.2 Cách quản lý chữ ký số

Quản lý chữ ký số tốt giúp cá nhân, doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử an toàn và thuận lợi. Dưới đây là một số hướng dẫn quản lý chữ ký số hiệu quả.

1. Đổi tên Token USB

Đổi tên USB Token giúp nhận diện chữ ký số một cách dễ dàng, tránh nhầm lẫn khi phải sử dụng nhiều chữ ký số với nhau (chữ ký số cá nhân, chữ ký số ứng với chức vụ trong doanh nghiệp hay chữ ký số của doanh nghiệp (con dầu)). Cách làm như sau:

=> Truy cập vào cấu hình đổi tên Token PKI.

=> Chọn mục “Đổi tên”

=> Nhập lại tên mới cho USB Token mà bạn mong muốn.

=> Chọn nút “Chấp nhận” để hoàn tất đổi tên

Nếu bạn cần thay đổi thông tin hãy chọn mục “Thay đổi thông tin”. Tiếp đến nhập thông tin mới mới, sau đó xác nhận là bạn đã thành công.

2. Đổi mật khẩu USB Token

Việc đổi mật khẩu cho USB Token khi bắt đầu sử dụng và đổi mật khẩu định kỳ (sau 3 tháng/ 6 tháng) giúp bảo mật thông tin tốt hơn. Để đổi mật khẩu người dùng thực hiện các thao tác sau:

=> Truy cập vào “Cấu hình thay đổi pin code”.

=> Điền mã pin cũ (có thể là mã pin hiện tại của bạn hoặc là mã pin mặc định của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số).

=> Nhập mã pin mới.

=> Chọn “chấp nhận” để hoàn tất thao tác dịch vụ.

Lưu ý sau khi đổi tên hoặc đổi mật khẩu bạn nên kiểm tra lại các thông tin dữ liệu. Ví dụ như: tên chủ sở hữu chữ ký online, thời hạn sử dụng chữ ký online, mã chứng thư đã chính xác hay chưa…

Trên đây là hướng dẫn sử dụng chữ ký số đối với người mới hy vọng sẽ hữu ích cho người dùng. Trường hợp cần tư vấn thêm về chữ ký số, đăng ký sử dụng chữ ký số vui lòng liên hệ tổng đài 028 3974 3179 để chúng tôi - Chồi Xanh Media tư vấn bạn đọc.